Meer en meer mensen richten thuis een ruimte in als kantoor, ongeacht of ze ergens anders al een kantoor hebben. De organisatie van een thuiskantoor is meestal iets waar we niet aan denken tot het te laat is. Misschien denk je dat je geen tijd hebt voor kantoororganisatie, maar als je wist hoeveel tijd en energie een ongeorganiseerd kantoor je kost, zou je het zeker (her)overwegen. Studies tonen aan dat een goed georganiseerd kantoor niet alleen je productiviteit en creativiteit bevordert, maar ook je welzijn verbetert.
1. Definieer jouw thuiskantoor
Allereerst moet je beslissen waar je jouw thuiskantoor wil hebben. Dat hangt af van het soort werk dat je doet en waarvoor je de werkplek nodig hebt. Als je altijd thuis werkt, heb je natuurlijk andere behoeften dan iemand die zijn bureau nu en dan gebruikt. Als je niet over een aparte werkkamer beschikt, dan kan je naar een manier zoeken om de ruimte waar je werkt mentaal en fysiek op te delen.
Ga na welke plek je fijn vindt en of het geschikt is om op die plek te werken. De ideale werkruimte ligt uit de buurt van verkeer, en weg van de speelkamer en woonkamer. Je thuiskantoor hoeft geen grote ruimte te zijn, maar een plek die comfortabel en praktisch ingericht kan worden.
2. Organiseer jouw werkplek.
Weg met de niet-essentiële zaken. Dat wil niet zeggen dat jouw bureau een fun-vrije zone moet zijn, maar het verwijderen van niet-essentiële spullen maakt een werkruimte functioneler en zorgt voor meer productiviteit. Denk na over wat je echt nodig hebt en maak een zorgvuldige inventaris van alles wat je regelmatig gebruikt. Zorg ervoor dat er alleen kantoorspullen in jouw werkruimte staan die je elke dag meerdere keren gebruikt. Hou ook je werkmateriaal in goede conditie! Zo maximaliseer je jouw productiviteit, wordt organiseren eenvoudiger en hou je jouw werkplek gezond.
3. Kies eenvoudige organisatiesystemen
Met al die bestanden, papieren, accessoires … is het moeilijk om je thuiskantoor georganiseerd te houden. Met organisatiesystemen kan je jouw benodigdheden netjes houden. Er zijn tal van opbergoplossingen die leuk staan in je interieur en die je helpen om georganiseerd te kunnen werken. Gebruik dus kantoorartikelen die niet alleen visueel aantrekkelijk zijn, maar die ook een praktisch doel dienen. Je zal je een stuk beter voelen als je werkruimte er georganiseerder uitziet.
4. Stressvrije werkomgeving
Je thuiskantoor moet professionaliteit uitstralen, maar vergeet niet dat het ook warm en uitnodigend moet aanvoelen. Begin met goed ergonomisch meubilair, goede verlichting en goede lucht. Voeg kleine details toe die de stemming veranderen. Je kunt bijvoorbeeld wat kunstwerken aan de muren hangen of enkele foto’s inlijsten en op legplanken plaatsen. Je kunt ook voor wat kaarsen zorgen om een ontspannen en rustige sfeer te creëren. Ben je een nerveus type, houd dan een stressbal bij de hand om de spanning te verlagen. Zorg ook voor wat groen op jouw bureau. Planten brengen namelijk rust en zorgen voor zuurstof. Probeer de lay-out van jouw kantoormeubilair te veranderen zodat je je gedurende de dag minder gestrest voelt. Laat je vooral omringen door zaken waarvan je energie krijgt en die je productiviteit verhogen.
5. Plan dagelijks een opruimmoment in
Last but not least! De tijd nemen om alles op te bergen lijkt misschien tijdrovend, maar die paar minuten die je verspilt wanneer je op zoek bent naar de juiste documenten, hebben een grotere impact op jou dan je beseft. Neem dagelijks, aan het einde van de dag, een tiental minuten de tijd om je werkplek op te ruimen. Dat is een kleine moeite en het zorgt ervoor dat de chaos op je bureau nooit écht onoverzichtelijk wordt.
Het organiseren van jouw kantoor hoeft geen dagen te duren, het kan beetje bij beetje worden gedaan. In feite is het onderhouden van een georganiseerd kantoor veel effectiever als je het behandelt als een lopend project, en niet als een massale aanval. De moeite die je steekt in het creëren en onderhouden van een efficiënte werkruimte zal zijn vruchten afwerpen. Want een opgeruimd kantoor geeft een opgeruimd hoofd.
Barbara Plamont helpt als Professional Organizer mensen en bedrijven die nood hebben aan organisatie en structuur in hun woon- en werkomgeving. Je kan haar contacteren via https://livstiller.be of barbara@livstiller.be.
