Kantoorwerkers kennen het scenario: zodra het dagelijkse werkgerelateerde mailverkeer op gang komt, verdwijnt de concentratie. Elke onbeantwoorde mail zorgt voor nervositeit, wat op zijn beurt de productiviteit ondermijnt. In A world without e-mail formuleert publicist Cal Newport oplossingen voor dit probleem.
Newport, professor computerwetenschap aan Georgetown University, stelt onomwonden dat e-mail ons miserabel doet voelen. Hij geeft een evolutionair-psychologische verklaring hiervoor en biedt, onder meer in gesprekken met The Wall Street Journal en Financial Times, verschillende interessante tips en inzichten.
Strategische allianties
‘Onze hersenen zijn geëvolueerd voor het sociale verkeer van een kleine groep’, zegt Newport. ‘Actie en reactie, geven en nemen was altijd de regel. In de eeuwen dat voedseltekort normaal was moesten mensen strategische allianties aangaan met stamleden om te verzekeren dat er brood op de plank kwam. Het negeren van een stamlid dat voedingperspectieven zag die niemand anders zag, was letterlijk dodelijk. Onbeantwoorde e-mails zijn in de moderne tijd het psychologische equivalent daarvan.’
Anxiety (een evenwaardige Nederlandse term is er niet echt) is het resultaat. Dit leidt er toe dat de helft van de gebruikers elke zes minuten e-mail en instant messaging systemen zoals Slack controleert (volgens een onderzoek uit 2018).
Oplossing voor het knagend ongemak
Wellicht is A world with less e-mail een betere titel voor het boek van Newport. Platforms die hij aanraadt te gebruiken (Trello bvb) komen namelijk óók neer op mailverkeer-mechanisme.
Voor een wereld met minder e-mail doet hij echter drie interessante aanbevelingen:
- Software zoals Calendly schrapt onnodig mailverkeer over het plannen van een tijdstip voor een meeting;
- Niet-persoonlijke e-mailadressen gebruiken voor bepaalde onderwerpen, teams of projecten haalt de verwachting weg dat een bepaalde persoon direct reageert;
- Door jezelf de verplichting op te leggen korte mails te schrijven, word je selectiever. Als de zaak niet bondig samengevat kan worden, is een telefoontje wellicht de betere optie.
Intensief werk vs. interactief werk
Daarnaast identificeert Newport een interessante tweedeling: intensief werk vs. interactief werk.
Hij stelt voor dat we onze tijd verdelen volgens deze twee modellen. ‘Een uur dat uitsluitend aan een moeilijk project wordt gewijd, gevolgd door een uur dat uitsluitend aan administratief werk wordt gewijd. Dit zal meer totale output opleveren dan wanneer je in plaats daarvan deze inspanningen combineert in twee uur van gefragmenteerde aandacht.’
